ปัจจุบันธุรกิจและองค์กรต่างต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน และลดต้นทุนในการทำงาน โมเดลการจัดการแบบ Share Services ได้รับความนิยมขึ้นเรื่อย ๆ เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มคุณภาพในการให้บริการ
Shared Service คืออะไร
Shared Service คือโมเดลการจัดการทางธุรกิจที่องค์กรจะแบ่งปันทรัพยากรหรือบริการต่าง ๆ ให้กับหลาย ๆ หน่วยงานในองค์กร โดยการรวมบริการต่าง ๆ ที่ทุกหน่วยงานมีแยกกันนั้น มารวมตัวอยู่ที่เดียว เพื่อให้ใช้ทรัพยากรร่วมกัน และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น แผนกบัญชี การเงิน ทรัพยากรบุคคล (HR) หรือแผนกเทคโนโลยีสาระสนเทศ (IT) ที่ให้บริการแบบ Shared Service โดยแผนกเหล่านี้บางครั้งเรียกว่า Share Services Organization (SSO) หรือ Shared Serivces Center (SSC)
ประโยชน์ของ Shared Service
- ประหยัดต้นทุน: เนื่องจากการรวมแผนกและบริการต่าง ๆ มาไว้เป็นศูนย์กลาง ช่วยให้ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ลดลงได้
- โฟกัสที่ภาระกิจหลัก: หากมี Shared Service เข้ามา Support งานหลังบ้านต่าง ๆ แล้วก็สามารถช่วยให้หน่วยงาน โฟกัสหรือมุ่งเน้นไปที่ภาระกิจหลักของหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ความยืดหยุ่น: การใช้ Shared Service นั้นสามารถตอบสนองความต่อความเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจได้รวดเร็วกว่า หากต้องการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรก็ไม่ต้องโยกย้ายใหม่ทั้งหมด
- การติดตามและวิเคราะห์ข้อมูล: Shared Service ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อปรับปรุงกระบวนการและนโยบายต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและทันสมัย
ตัวอย่างการใช้ Shared Service ในองค์กร
บริษัท A ที่มีแผนกการเงิน (Finance) และแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) อยู่หลายสาขาทั่วประเทศ ทุกสาขาของบริษัท A มีแผนกการเงินและ HR ของตนเอง ทำให้เกิดการซ้ำซ้อนในการทำงาน เช่น การจัดทำงบการเงิน การจัดการค่าจ้างพนักงาน และการจัดหาบุคลากร
ด้วยการนำโมเดล Shared Service มาใช้ บริษัท A รวมแผนกการเงินและ HR ของทุกสาขา มาไว้เป็นศูนย์บริการเดียว ศูนย์บริการนี้มีทีมงานที่เชี่ยวชาญและมีเทคโนโลยีที่ทันสมัย ทำให้สามารถจัดการงานทุกอย่างได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ผลลัพธ์คือ บริษัท A สามารถลดต้นทุนในการดำเนินงาน ลดเวลาที่ใช้ในการทำงาน และปรับปรุงคุณภาพในการให้บริการได้มากขึ้น โดยพนักงานสามารถรับบริการที่ดีขึ้นจากแผนกการเงินและ HR ที่มีมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร
สรุป
Shared Service เป็นโมเดลการจัดการที่ช่วยให้องค์กรสามารถใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุนในการดำเนินงาน เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพในการให้บริการ และสามารถติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ